INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 — GDPR

Associazione Renovatio
Via della Maona 1A/13
16155 Genova
C.F. 95195270103
P. IVA 02807580994

1. Premessa

La presente informativa descrive le modalità con cui Associazione Renovatio, in qualità di Titolare del trattamento, raccoglie e tratta i dati personali forniti attraverso il modulo di registrazione, partecipazione, autorizzazione o richiesta informazioni relativo alle attività svolte presso il Castello di Montarrenti e, più in generale, nell’ambito delle iniziative culturali, sociali, formative, divulgative, promozionali e organizzative promosse dall’Associazione.

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento UE 2016/679, del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, nonché dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Associazione Renovatio
Sede legale: Via della Maona 1A/13, 16155 Genova
C.F. 95195270103
P. IVA 02807580994
Email: [inserire email ufficiale dell’Associazione]
PEC: [inserire eventuale PEC]

Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali, l’interessato può contattare l’Associazione ai recapiti sopra indicati.

3. Tipologie di dati raccolti

Attraverso il form potranno essere raccolte, a seconda dell’attività svolta e della sezione compilata, le seguenti categorie di dati personali:

a) dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza o domicilio;

b) dati di contatto, quali numero di telefono, indirizzo email e altri recapiti forniti dall’interessato;

c) dati relativi alla partecipazione alle attività, quali evento, visita, laboratorio, attività culturale, attività di volontariato, ruolo ricoperto, data e fascia oraria di partecipazione;

d) dati relativi a eventuali accompagnatori o minori, qualora il form sia compilato da un genitore, tutore o accompagnatore;

e) dati necessari alla gestione amministrativa, assicurativa, fiscale o contabile, ove richiesti dalla natura dell’attività, da obblighi di legge o da esigenze documentali dell’Associazione;

f) dati relativi a esigenze organizzative o di accessibilità, solo se volontariamente comunicati dall’interessato e nei limiti strettamente necessari a consentire una corretta gestione dell’accoglienza e della sicurezza;

g) immagini fotografiche, riprese video, registrazioni audio o audiovisive, qualora realizzate durante eventi, visite, attività culturali, attività promozionali o iniziative presso il Castello di Montarrenti;

h) dati relativi a donazioni, contributi o pagamenti, ove il form sia utilizzato anche per la gestione di contributi liberali, donazioni, ricevute o partecipazioni a pagamento.

L’Associazione invita gli interessati a non comunicare dati non necessari, dati eccessivi o informazioni particolarmente riservate non richieste dal form.

4. Finalità del trattamento

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

a) Gestione della partecipazione alle attività

I dati saranno utilizzati per registrare la partecipazione dell’interessato a visite, eventi, iniziative culturali, attività formative, attività divulgative, laboratori, giornate di apertura, attività di volontariato o altre iniziative promosse presso il Castello di Montarrenti o in altri luoghi gestiti o promossi dall’Associazione.

b) Comunicazioni organizzative

I dati di contatto potranno essere utilizzati per inviare comunicazioni strettamente connesse all’attività a cui l’interessato ha aderito, quali conferme di iscrizione, modifiche di orario, informazioni logistiche, avvisi di servizio, indicazioni di sicurezza o comunicazioni relative all’organizzazione dell’evento.

c) Sicurezza, tutela delle persone e tutela del bene culturale

I dati potranno essere trattati per gestire l’accesso agli spazi, verificare la presenza dei partecipanti, coordinare le attività, garantire il rispetto delle regole di comportamento, prevenire situazioni di rischio e tutelare la sicurezza delle persone, dei volontari, degli operatori e del bene storico.

d) Gestione di volontari, collaboratori e soggetti coinvolti nelle attività

Qualora l’interessato partecipi come volontario, collaboratore, supporto organizzativo o soggetto attivo nelle iniziative dell’Associazione, i dati potranno essere trattati per organizzare turni, mansioni, disponibilità, coperture assicurative, comunicazioni operative, attività di coordinamento e documentazione interna.

e) Adempimenti amministrativi, fiscali, contabili, assicurativi e legali

I dati potranno essere trattati per adempiere a obblighi di legge, regolamento o normativa applicabile, nonché per gestire ricevute, donazioni, contributi, coperture assicurative, rendicontazioni, documentazione contabile, obblighi associativi o eventuali necessità di tutela dei diritti dell’Associazione.

f) Documentazione fotografica, video e audio delle attività

Previo specifico consenso, l’Associazione potrà utilizzare fotografie, riprese video e registrazioni audio o audiovisive realizzate durante le attività per finalità di documentazione, archivio storico, comunicazione istituzionale, promozione culturale, pubblicazione su sito web, social network, materiali informativi, presentazioni, bandi, rendicontazioni, comunicati stampa e altri strumenti di comunicazione dell’Associazione.

g) Invio di comunicazioni informative e promozionali

Previo specifico consenso, l’Associazione potrà utilizzare l’indirizzo email o altri recapiti forniti per inviare aggiornamenti su eventi, visite, attività culturali, iniziative future, campagne di raccolta fondi, progetti, newsletter e comunicazioni relative alle attività dell’Associazione.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche:

a) esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, quando il trattamento è necessario per gestire la richiesta dell’interessato, l’iscrizione a un evento, la partecipazione a un’attività, la prenotazione o l’organizzazione della presenza presso il Castello;

b) adempimento di obblighi legali, quando il trattamento è necessario per rispettare obblighi fiscali, contabili, amministrativi, assicurativi o di altra natura previsti dalla legge;

c) legittimo interesse del Titolare, quando il trattamento è necessario per finalità organizzative, di sicurezza, tutela del patrimonio, gestione delle attività, prevenzione di danni o tutela dei diritti dell’Associazione, purché non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato;

d) consenso dell’interessato, per finalità non strettamente necessarie alla partecipazione, quali pubblicazione di immagini riconoscibili, uso promozionale di foto e video, invio di newsletter o comunicazioni informative non indispensabili;

e) tutela di interessi vitali, in casi eccezionali e urgenti, qualora il trattamento sia necessario per gestire situazioni di emergenza o pericolo per l’incolumità della persona.

Il consenso, ove richiesto, è libero, specifico e revocabile in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

6. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, alla partecipazione, alla gestione della sicurezza e agli eventuali adempimenti amministrativi è necessario per consentire all’Associazione di organizzare correttamente l’attività richiesta.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori potrà impedire la partecipazione all’attività, la gestione della richiesta o l’accesso a determinati servizi.

Il conferimento dei dati per finalità di comunicazione promozionale, newsletter, pubblicazione di immagini o utilizzo di foto e video riconoscibili è invece facoltativo. Il mancato consenso non impedisce la partecipazione all’attività, salvo il caso in cui l’attività stessa abbia natura specificamente fotografica, audiovisiva, promozionale o documentale e tale circostanza sia chiaramente indicata prima della partecipazione.

7. Trattamento di immagini, foto, video e audio

Durante le attività presso il Castello di Montarrenti potranno essere realizzate fotografie, riprese video, registrazioni audio o audiovisive.

L’utilizzo di immagini o riprese nelle quali l’interessato sia chiaramente riconoscibile per finalità di comunicazione, pubblicazione, promozione o diffusione avverrà solo previo specifico consenso, salvo i casi in cui il trattamento sia consentito dalla normativa applicabile o riguardi riprese generali di contesto, eventi pubblici o immagini nelle quali la persona non costituisca il soggetto principale.

Le immagini e le riprese potranno essere utilizzate su:

  • sito web dell’Associazione;
  • canali social dell’Associazione;
  • materiali informativi e promozionali;
  • presentazioni istituzionali;
  • comunicati stampa;
  • documentazione di progetto;
  • rendicontazioni relative a bandi, finanziamenti, partnership o attività culturali;
  • archivio storico e documentale dell’Associazione.

L’interessato può revocare il consenso all’utilizzo della propria immagine in qualsiasi momento, scrivendo ai recapiti del Titolare. La revoca non incide sulla liceità degli utilizzi già effettuati prima della revoca.

Per i minori, l’autorizzazione all’utilizzo di immagini, audio o video dovrà essere espressa da chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela legale.

8. Trattamento dei dati dei minori

Nel caso in cui le attività coinvolgano minori, i dati personali del minore saranno trattati esclusivamente per finalità connesse alla partecipazione all’attività, alla sicurezza, all’organizzazione, alla gestione delle autorizzazioni e agli eventuali adempimenti amministrativi o assicurativi.

Il form relativo a un minore dovrà essere compilato da un genitore, tutore o soggetto legittimato, che si assume la responsabilità della correttezza dei dati forniti e delle autorizzazioni rilasciate.

L’eventuale utilizzo di immagini, foto, video o registrazioni audio del minore richiederà un consenso specifico e separato.

9. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avverrà con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.

L’Associazione adotterà misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, diffusione indebita, alterazione o uso non conforme.

I dati saranno trattati da persone autorizzate dall’Associazione e istruite in merito agli obblighi di riservatezza e corretto trattamento.

10. Destinatari dei dati

I dati personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a:

a) personale interno, volontari, collaboratori e soggetti autorizzati dall’Associazione;

b) consulenti fiscali, amministrativi, legali, assicurativi o tecnici;

c) fornitori di servizi informatici, piattaforme per form online, sistemi di archiviazione cloud, servizi email, newsletter o strumenti di gestione eventi;

d) enti pubblici, autorità, amministrazioni, soggetti finanziatori o partner progettuali, quando necessario per obblighi di legge, rendicontazione, gestione di progetti o tutela dei diritti dell’Associazione;

e) compagnie assicurative, ove necessario per la gestione di coperture, sinistri o attività di volontariato;

f) fotografi, videomaker, agenzie di comunicazione, uffici stampa o professionisti incaricati della documentazione e comunicazione delle attività, nei limiti autorizzati dall’interessato.

I dati non saranno venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali estranee alle attività dell’Associazione.

11. Utilizzo di piattaforme esterne per il form

Qualora il form sia realizzato tramite piattaforme esterne, come ad esempio Google Forms, Typeform, Jotform, Tally, sistemi CRM, newsletter o altri strumenti digitali, i dati potranno essere trattati anche attraverso tali fornitori.

In tal caso, l’Associazione utilizzerà fornitori che offrano adeguate garanzie di sicurezza e conformità al GDPR e, ove necessario, li nominerà responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

È opportuno indicare nel form la piattaforma effettivamente utilizzata e rinviare anche alla relativa privacy policy del fornitore.

12. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati personali saranno trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per l’utilizzo di piattaforme informatiche, servizi cloud, strumenti di comunicazione o fornitori tecnologici, si rendesse necessario il trasferimento di dati verso Paesi extra SEE, tale trasferimento avverrà nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR, tra cui decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, clausole contrattuali standard o altri strumenti giuridici idonei.

13. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

  • i dati relativi alla partecipazione a eventi, visite o attività saranno conservati per il tempo necessario alla gestione dell’attività e, successivamente, per eventuali esigenze amministrative, assicurative o di tutela dell’Associazione;
  • i dati relativi ad attività di volontariato o collaborazione saranno conservati per la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario a eventuali obblighi documentali, assicurativi, fiscali o legali;
  • i dati relativi a donazioni, pagamenti, ricevute o documentazione contabile saranno conservati secondo i termini previsti dalla normativa fiscale e contabile applicabile;
  • i dati utilizzati per l’invio di newsletter o comunicazioni informative saranno conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione;
  • immagini, foto, video e materiali audiovisivi autorizzati potranno essere conservati negli archivi dell’Associazione per finalità documentali, storiche, istituzionali e di comunicazione, salvo revoca del consenso o richiesta di cancellazione nei limiti tecnicamente e giuridicamente applicabili.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o archiviati nei soli casi consentiti dalla legge.

14. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

  • diritto di accesso ai dati personali;
  • diritto di rettifica dei dati inesatti;
  • diritto di cancellazione;
  • diritto di limitazione del trattamento;
  • diritto di opposizione al trattamento;
  • diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
  • diritto di revocare il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
  • diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Le richieste possono essere inviate ad Associazione Renovatio ai recapiti indicati nella presente informativa.

15. Reclamo all’Autorità di controllo

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito ufficiale dell’Autorità.

16. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative, tecniche o operative relative alle attività dell’Associazione o alle modalità di trattamento dei dati personali.

La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali dell’Associazione o allegata ai moduli di raccolta dati.